Tipps und Hilfen zu den Vorbereitungen vor Ort

Vorbereitungen

Empfohlene Länge von Führungen, Demos oder Vorträgen 30-45 min
kurze Taktungen (z.B. stündlicher Rhythmus)
Besucherfragen einplanen, fachkundiges Personal ansprechbar?
Führungen: Treffpunkt festlegen, Zeitplan aushängen, bei Andrang Teilnahmeregelung vorsehen
Betreuung von Ausstellungen von 17-01 Uhr (wenn Zugang unbeschränkt ist)
hand outs zur Orientierung vor Ort, insbesondere bei möglichen Wartezeiten
für Kinder geeignet? Falls ausdrücklich nicht, besonders kennzeichnen und ungehinderte Einblicke verhindern

Zugang/Weg zum Haus beleuchtet und hindernisfrei? Gegebenenfalls ausschildern
möglichst Haupteingang wählen (wg. Kosten der Ticketkontrolleure auf einen, max. zwei Zugänge beschränken)
ausreichend große Räume wählen
behindertengerechter Zugang?
WC gut erreichbar?

Mitarbeiter frühzeitig von der LN informieren
Abendpersonal frühzeitig einteilen
zusätzliches Personal notwendig? (z.B. Aufsichten, Ordner, Toilette)
evtl. Telefonlisten austeilen (intern, aber auch Taxi, Feuerwehr, etc.)
Catering für Besucher/Mitarbeiter?
günstiger Ticket-VVK (6) voraussichtlich im Mensa-Foyer, Otto-v.-Simson-Str. 26 (wird noch aktualisiert)

wenn Abendkassenstandort: möglichst am Haupteingang bitte einen Tisch mit Stuhl bereitstellen
Kontrolleure in räumliche und personelle Struktur des Hauses einweisen
nicht zu betretende Räume / Labore / Treppenhäuser / Fahrstühle etc. kennzeichnen bzw. absperren
Räume und Gegenstände gegen Diebstahl sichern
Brandschutz beachten, Position und Bedienung des Feuerlöscher kennen
Gefahrenstellen wie Stromkabel sichern bzw. entfernen, Stolperfallen vermeiden
Mülleimer aufstellen, Aschenbecher vor dem Gebäude (Rauchverbot beachten)
WC: ausreichend Toilettenpapier, Handtücher, etc. (wird i.d.R. zentral organisiert)
falls Garderobe vorgesehen, Bewachung? Sonst Schild ..keine Haftung... notwendig
Kinderbetreuung vorgesehen/notwendig?

evtl. Informations- /Auskunftspersonal
Tisch/Display für Info-Material (Hausbroschüren, Programmheft, BVG, Telefonnummern: Taxi, FW, Polizei,..)
Ansprechpartner für Pressevertreter im Vorfeld bestimmen (allg. PR, Interviewpartner etc.)
Give aways, Merchandising?